Os segredos da gestão baseada em dados

Imagino que em algum momento da sua vida, provavelmente por volta dos cinco anos de idade, você tenha imaginado se realmente existia um pote de ouro no final do arco-íris, ou se quem sabe, poderia chover dinheiro ou ainda, se poderíamos plantá-lo em árvore. Se você acompanha a geração Alpha pode ser que já tenha sido questionado se existe um sabonete que tem dinheiro dentro, como alguns vídeos que circulam por aí. Uma pena meu caro colega, que eu ainda não tenha presenciado nenhuma dessas situações, mas… não são só de ilusões que vem a nossa esperança. Nós podemos sim, achar o pote de ouro!!

Humhum! É isso mesmo… eis o caminho das pedras !!

Não existe mistério, eis a tal da ECONOMIA.

Economia de tempo, recursos, pessoas e financeira. É ela que vai nos ajudar a encher o bolso ou o cofrinho da nossa empresa.

Até aí tudo bem, vamos economizar. No meio dessa crise e das incertezas do mercado, economizar tem sido a palavra de ordem. Mas economizar ainda mais? Em quê?

Atenção, eis o maior trunfo: ANALISE os seus DADOS!

Dados? Que dados?

Todos os que você tiver disponível.

O nosso maior erro é achar que sabemos como administrar por instinto. Você pode se surpreender depois de fazer uma análise mais aprofundada em informações seguras.

Eis algumas dicas para você refletir sobre os seus dados, reduzir o seu custo e administrar com maior eficiência.

1 – Coleta de informações

Existem basicamente dois meios: através de algum sistema/software ou a coleta manual. Esta última por sua vez, nunca é a mais segura. A interferência humana, por diversos fatores, como o não registro correto das informações nem sempre é a mais indicada. E mesmo quando somos nós quem registramos, o ideal é cruzar as informações com dados seguros.

Antes de iniciar a coleta de dados, você precisar ter uma ideia do que você quer medir.

Um exemplo: se for produtividade, você pode ter informações sobre a realização de tarefas e a carga horária efetiva registrada através do software de ponto. A Alice trabalhou esse mês 173 horas por 22 dias úteis, atendeu 300 clientes e não teve nenhuma pesquisa de satisfação inferior a 7. Com esses dados, conseguimos dizer quantas horas ela foi útil para a empresa, a sua média de atendimentos diários e se ela foi efetiva em seu trabalho. Cruzar esses tipos de informação traz mais segurança aos dados. No final faremos um especial sobre os dados que o sistema do ponto pode trazer para a sua empresa.

E assim, podemos agir com os diferentes setores da empresa, analise sempre mais de uma informação.

Já dizia Lewis Carroll, o pai da Alice no país das maravilhas: “se você não sabe para onde ir, qualquer caminho serve”.

Saiba onde você quer chegar, direcione a coleta de informações e seja mais efetivo.

2 – O que fazer após as coletas de dados:

Tendo as informações em mãos você pode modificar o curso ou até mesmo melhorar o processo.

Se você precisa realizar uma nova contratação para um setor específico por exemplo, pode utilizar as informações disponíveis de turnover e absenteísmo, presente em alguns softwares de gestão de pessoas. Identificando se para a função desejada existe um perfil específico com maior probabilidade de se adequar melhor a vaga e assim, a sua contratação será mais assertiva.

Ou ainda, qual meta a equipe tem dificuldade para atingir e quais os motivos. Não adianta termos metas inatingíveis. Todas as metas propostas pela empresa devem ser mensuráveis, realistas e revistas sempre que necessário. Utilize os objetivos smart para elaborar as suas metas:

Você mediu, analisou, definiu metas, já sabe onde quer chegar… mas até aí seu pote está cada vez mais vazio, certo? Afinal você precisa investir em ferramentas com dados seguros.

O seu plano de ação envolve atuar nos aspectos que tem demandado maior esforço e menor retorno financeiro.

Crie planos de ações simples e eficazes, uma ferramenta muito utilizada para ajudar a definir prioridades e o cronograma é o 5W2H.

E se nada disso der certo?

Utilize, o método queridinho da maioria dos gestores, reconhecido como o grande “salvador da pátria”, eis o PDCA. Quando algo não sair como o planejado, reinicie o ciclo.

Especial Software de ponto

A folha de pagamento das empresas geralmente podem representar 30% do faturamento, quando ultrapassa esse montante tendem a comprometer a viabilidade econômica e financeira da empresa. Por este motivo, podemos usar a analogia que a folha de pagamento é o caixa eletrônico da empresa. Os recursos com gestão de pessoas devem ser bem pensados e cuidados.

Os benefícios de utilizar os dados do ponto como uma gestão estratégica do RH da sua empresa garante uma gestão automática com dados confiáveis e seguros, podendo auxiliar em identificar:

– Pontualidades e faltas

– Previsões da folha de pagamento, diminuindo horas extras se necessário.

– Gerenciar escalas e faltas, economizando em horas extras.

– Os melhores colaboradores em assiduidade, pontualidade e compromisso com a empresa

Esperamos ter ajudado na reflexão sobre a análise de dados da sua empresa ou do seu departamento. Neste momento em que o home office está cada vez mais incorporado na rotina das empresas, analisar dados é fundamental para a permanência e sobrevivência de qualquer empresa.

Até a próxima.

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